MBA管理学|人力资源管理制度|人事档案保管制度

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MBA管理学|人力资源管理制度|人事档案保管制度

人事档案保管制度

一、目的

维护人事档案材料完整，防止材料损坏，便于档案材料的使用。

二、人事档案保管制度的基本内容

1.材料归档

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：

（1）对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求。

（2）根据材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

（3）在目录上补充登记材料名称及有关内容。

（4）将新材料放入档案。

2.检查核对

包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等；也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对。

（1）突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

（2）对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。

（3）发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。

3.档案转递

档案的转递一般是由工作调动、解除、终止劳动合同引起的，转递的大致程序如下。

（1）当员工离职时应及时到档案室办理相关手续。

（2）取出应转走的档案。

（3）填写《转递人事档案材料的通知单》。

（4）在档案底账上注销。

（5）按发文要求包装、密封。

（6）逾期不办理档案转移手续的按10元/月收取档案管理费。

4.保卫保密制度

具体要求如下。

（1）库房备有必要的防火、防潮器材。

（2）库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。

（3）任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

（4）无关人员不得进入库房，严禁吸烟。

（5）离开时关灯关窗，锁门。

5.统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项。

（1）人事档案的数量。

（2）人事档案材料收集补充情况。

（3）档案整理情况，填写人事档案管理表。

（4）档案保管情况。

（5）利用情况。

（6）库房设备情况。

（7）人事档案工作人员情况。

三、附则

本制度从发布日起执行。

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