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美华管理传播网9个月前 (08-17)管理制度94

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MBA管理学|人力资源管理制度|人事档案保管制度



人事档案保管制度

一、目的

维护人事档案材料完整,防止材料损坏,便于档案材料的使用。

二、人事档案保管制度的基本内容

1.材料归档

新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:

(1)对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求。

(2)根据材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。

(3)在目录上补充登记材料名称及有关内容。

(4)将新材料放入档案。

2.检查核对

包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等;也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对。

(1)突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。

(2)对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

(3)发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

3.档案转递

档案的转递一般是由工作调动、解除、终止劳动合同引起的,转递的大致程序如下。

(1)当员工离职时应及时到档案室办理相关手续。

(2)取出应转走的档案。

(3)填写《转递人事档案材料的通知单》。

(4)在档案底账上注销。

(5)按发文要求包装、密封。

(6)逾期不办理档案转移手续的按10元/月收取档案管理费。

4.保卫保密制度

具体要求如下。

(1)库房备有必要的防火、防潮器材。

(2)库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。

(3)任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

(4)无关人员不得进入库房,严禁吸烟。

(5)离开时关灯关窗,锁门。

5.统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项。

(1)人事档案的数量。

(2)人事档案材料收集补充情况。

(3)档案整理情况,填写人事档案管理表。

(4)档案保管情况。

(5)利用情况。

(6)库房设备情况。

(7)人事档案工作人员情况。

三、附则

本制度从发布日起执行。

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